Helpt u ons aan e-mailadressen van uw werknemers?

BPFV communiceert steeds meer digitaal. Dat is sneller, goedkoper en groener. Om uw werknemers digitaal te kunnen bereiken, hebben wij uw hulp nodig. U hebt immers e-mailadressen van uw werknemers. Door die in één keer aan ons door te geven, helpt u ons om digitaal te communiceren met uw werknemers.

Waarvoor worden de adressen gebruikt?

BPFV gebruikt de e-mailadressen van uw werknemers om hen te informeren over hun pensioen. Denk aan persoonlijke pensioeninformatie, zoals het jaarlijkse Uniform Pensioenoverzicht (UPO). Maar ook algemene pensioeninformatie, zoals de Nieuwsflits, digitale nieuwsbrieven en nieuwsalerts.

Het liefst privé e-mailadressen

We ontvangen het liefst de privé e-mailadressen van uw werknemers. Als uw werknemers straks niet meer bij u in dienst zijn, hebben zij nog altijd pensioen bij ons fonds. Ook dan is het goed als zij digitaal informatie over hun pensioen kunnen ontvangen.

Binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag u als werkgever niet zomaar e-mail adressen aan ons fonds doorgeven. Tenzij in het arbeidscontract is vastgelegd dat u het e-mailadres ook aan het pensioenfonds doorgeeft. Is dat niet via het arbeidscontract geregeld? Dan moet u uw werknemers informeren over het doel. Ook moeten zij de kans krijgen om bezwaar te maken. Hieronder leest u in (stap 1) hoe u dat precies kunt doen.

Hoe doet u mee?

Het aanleveren van de adressen is eenvoudig. Volg het onderstaande stappenplan.

1. Informeer uw werknemers

Gebruik deze tekst en poster om uw werknemers te informeren. Vul de juiste afdeling en reageerdatum in voor reacties in. Deel de informatie:

via een mailbericht en/of
een bericht op intranet of
als flyer

Heeft uw organisatie een OR, dan kunt u de OR informeren over deze actie en hun besluit communiceren.

2. Verwerk de e-mailadressen in het sjabloon

Download dit excel-sjabloon. Noteer hierin:

de e-mailadressen van uw werknemers van 21 jaar en ouder;
het daaraan gekoppelde BSN-nummer;
en, voor uw eigen controle, de bijhorende naam.

Met het BSN kunnen wij het juiste e-mailadres aan de juiste deelnemer koppelen in de administratie. Het BSN is het enige unieke gegeven waarover zowel u als wij beschikken. Heeft een werknemer bezwaar? Dan vult u uiteraard geen gegevens in.

3. Stuur de gegevens veilig door

Stuur ons het ingevulde excel-sjabloon veilig via het werkgeversportaal door.

Log in en ga naar het contactformulier (onderin bij ‘contact’)
- In het contactformulier kiest u de categorie 'Overig'.
- Bij het onderwerp vult u 'e-mailadressen werknemers' in
Upload het ingevulde Excel-sjabloon
- Zorg dat het nog steeds een Excel-bestand is; dus géén pdf of scan van het sjabloon.
- Wijzig a.u.b. niets aan de indeling van het sjabloon

Vanwege de privacywetgeving is het níet toegestaan om het sjabloon als een bijlage via e-mail retour te sturen. Daarna starten wij met de verwerking.